NAV 2016 już dostępny w polskiej wersji!

Microsoft Dynamics NAV 2016 to najnowsza wersja systemu Dynamics NAV. W głównej mierze skupiono się w niej na rozwoju takich obszarów jak: mobilność, informacje biznesowe i usługi w chmurze, a także na większą współpracę z Microsoft Azure, Microsoft Dynamics CRM oraz usługami Office 365.

Małe i średnie przedsiębiorstwa na całym świecie szukają sposobów na obniżenie kosztów, aby móc bardziej efektywnie konkurować z większymi organizacjami. Rozwiązaniem ich problemów jest technologia, która pomaga usprawniać procesy, umożliwia pracownikom wgląd w dane w dowolnym miejscu i na dowolnym urządzeniu i wykorzystuje bezpieczne usługi w chmurze. Dlatego też NAV 2016 posiada szereg nowych możliwości, z których najważniejsze to:

• Umożliwienie pracownikom mobilnym pracy na dowolnym urządzeniu – laptop, tablet i telefon – w dowolnym miejscu dzięki użyciu natywnych aplikacji. Dodatkowo uniwersalna aplikacja przełącza się w inny tryb w zależności na jakim urządzeniu pracujesz – możliwość obsługi systemu dotykowo na tablecie (Tablet Client) lub (po podłączeniu klawiatury i myszy) jako klient webowy.
• Zwiększenie wiedzy biznesowej dzięki użyciu predefiniowanych kokpitów Microsoft Power BI i transmisji danych, które dają zespołom natychmiastowy dostęp do kluczowych wskaźników wydajności w intuicyjnym środowisku przeznaczonym do bezpiecznej współpracy.
• Natywna integracja z Microsoft Dynamics CRM Online, dzięki której można zwiększyć sprzedaż, poprawić obsługę klienta i usprawnić procesy.
• Możliwość wdrożenia Microsoft Dynamics NAV w oparciu o bazę danych SQL Microsoft Azure.
• Rozszerzone funkcje do zarządzania dokumentami (e-faktury), tworzenia obiegów dokumentów (Workflow) i optycznego rozpoznawania tekstu (OCR), które mają na celu automatyzację procesów i eliminację transakcji papierowych.
• Nowe oraz ulepszone funkcjonalności w zakresie finansów m.in. możliwość przeprowadzania symulacji księgowania.

WORKFLOW

Funkcjonalność Workflow umożliwia analizę rzeczywistych procesów zachodzących w firmie i zamodelowanie ich w systemie. Przykładowo system umożliwia zdefiniowanie przepływu pracy w taki sposób, aby użytkownik był powiadamiany o przekroczeniu limitu przez klienta lub akceptacja płatności wymagała dwu poziomowej zgody osób zarządczych. Funkcjonalność przepływów pracy w systemie Microsoft Dynamics NAV skupia się na trzech składowych i procesach Workflow, które mogą być krótkie lub skomplikowane, ale zawsze składają się z określonej sekwencji działań powiązanych z tymi trzema składowymi:

• Akceptacje – zadanie lub dokument pozostaje w statusie oczekującym na akceptację i jest chwilowo zablokowany, dopóki odpowiednie osoby nie zaakceptują dokumentu.
• Powiadomienia – wyświetlane w Widoku Głównym Użytkownika lub przesyłane mailem; informują użytkowników o zdarzeniach i konieczności wykonania określonych akcji.
• Automatyzacja procesu – możliwość wskazania działań, które system powinien wykonać automatycznie (np. zwolnienie dokumentu, księgowanie).

Definiując Workflow należy wskazać listę etapów, które mają zostać zrealizowane. Każdy etap składa się od zdarzenia wskazanego przez użytkownika, które określone jest przez szereg warunków oraz od reakcji na to zdarzenie, moderowanych przez opcje reakcji. Workflow jest definiowany poprzez uzupełnienie odpowiednich wierszy i wskazanie z list rozwijanych odpowiednich zdarzeń i reakcji na te zdarzenia. System zawiera wiele predefiniowanych zdarzeń i reakcji na nie, jednak jeśli firma chce utworzyć nowy Workflow, dostosowany do jej specyfiki, to możliwe jest utworzenie nowych zdarzeń i reakcji i dodanie ich do listy predefiniowanej.

ROZLICZENIA MIĘDZYOKRESOWE

System umożliwia zdefiniowanie szablonów rozliczeń, które automatyzują proces przełożenia przychodów i kosztów według ustalonego wcześniej harmonogramu do innych okresów. To pozwala firmom łatwo rozpoznać i przypisać przychody i koszty w okresach innych niż okres, w którym transakcja jest księgowana.

Podczas normalnego księgowania dokumentu sprzedaży po stronie debet zaksięgowane zostaną należności, a po stronie kredyt przychody ze sprzedaży. Z funkcjonalnością rozliczeń międzyokresowych, wygląda to trochę inaczej. Po wskazaniu w wierszu dokumentu sprzedaży (ale także w dokumentach zakupu oraz w Księdze Głównej) kodu rozliczenia, system zmapuje wartość wiersza do szablonu rozliczeń międzyokresowych i wskaże jak kwota ta ma zostać podzielona i przełożona oraz na jakie konto planu kont zaksięgowana. Więc zamiast wartości po stronie kredyt zaksięgowanej jako przychody ze sprzedaży, system stworzy przeksięgowania na konto rozliczeń, które było wskazane w szablonie rozliczenia, z odpowiednimi kwotami oraz z datami księgowania w odpowiednich okresach.

PODGLĄD KSIĘGOWANIA

Długo wyczekiwana przez użytkowników systemu funkcjonalność umożliwiająca podgląd wpływu księgowania danego dokumentu na wszystkie dzienniki i sposób utworzenia zapisów, jeszcze przed zaksięgowaniem dokumentu. Funkcja jest wywoływana za pomocą jednego przycisku – ‘Podgląd księgowania’ w dokumentach w obszarach sprzedaży, zakupu, zarządzania serwisem, księdze głównej itd. Podgląd księgowania umożliwi nie tylko weryfikację w jakich tabelach zostaną zapisane dane dokumentu, ale także przejrzenie konkretnych zapisów tego dokumentu (np. zapisów VAT, zapisów księgi kontrahenta, zapisy K/G). Najważniejsze jest to, że podgląd księgowania nie wpływa na tworzenie zapisów w księgach i tabelach. Oczywiście do czasu zaksięgowania dokumentu.

E-USŁUGI

Wersja Microsoft Dynamics NAV 2016 umożliwia rozbudowę systemu o zewnętrzne adony niezależnych dostawców. Dzięki temu mogą oni integrować swoje źródła danych (jak np. kursy walut), aby rozszerzać funkcjonalności systemu NAV. Funkcje takie jak elektroniczne faktury czy usługa OCR pozwalają na zautomatyzowanie kolejnych procesów przedsiębiorstw.

Możliwość wysyłania i odbierania elektronicznych faktur i faktur korygujących w wersji NAV 2016, jest możliwa dzięki dodatkowemu adonowi zewnętrznej firmy. Jednak dzięki elastycznej architekturze systemu możliwe jest dodanie do niego innego zewnętrznego oprogramowania do przetwarzania faktur elektronicznych (wymaga kastomizacji ze strony partnera).

Funkcjonalność elektronicznej wymiary dokumentów umożliwia teraz przesyłanie takich standardowych informacji jak: numer GLN – numer lokalizacyjny firmy kontrahenta, numer GTIN – numer lokalizacyjny jednostki handlowej oraz międzynarodowych kodów dla walut, jednostek miary, krajów czy oznaczeń podatkowych. Funkcja wysyłania dokumentów elektronicznych pozwala także na zdefiniowanie zasad obsługi dokumentów (np. wysyłka e-mailem, wydrukowanie w wersji papierowej itp.) dla określonych kontrahentów lub wskazanych grup kontrahentów.

Otrzymywanie elektrycznych dokumentów zintegrowane jest w systemie z funkcjonalnością Dokumentów przychodzących, gdzie zapisywane są skany lub dokumenty PDF i możliwe jest dalsze procesowanie danych, np. utworzenie w NAV Faktury zakupu, Faktury korygującej zakupu lub wierszy Dziennika głównego. Dla każdego zaksięgowanego dokumentu system przechowuje linki łączące dokument w NAV z pierwotnym dokumentem (skanem, PDFem).

ZARZĄDZANIE DOKUMENTAMI

Microsoft Dynamics NAV oferuje nowe funkcjonalności do zarzadzania dokumentami:

• • Dokumenty przychodzące
  • Mechanizm OCR
  • Zdefiniowanie przepływów pracy (Workflow) dla dokumentów przychodzących

Dokumenty przychodzące

Skanowane dokumenty przychodzące, jak i dokumenty elektroniczne mogą być przechowywane w systemie Microsoft Dynamics NAV w dziale Korespondencji przychodzącej. Z tego miejsca mogą być dalej przetwarzane w formie dokumentów Microsoft Dynamics NAV (jako faktury zakupu, sprzedaży czy wiersze dziennika). Linki do dokumentów przychodzących umożliwiają nawigację z dowolnego utworzonego dokumentu, zaksięgowanego dokumentu lub zapisu księgi głównej. Z tych miejsc, połączony oryginalny dokument jest dostępny do podglądu. Możliwe jest również odszukanie zapisów księgi głównej, które nie mają żadnych załączonych dokumentów przychodzących i dołączyć załączniki ręcznie. Papierowe dokumenty mogą być skanowane i dodawane ręcznie do przychodzących dokumentów lub załączone za pomocą telefonu lub tabletu z aplikacji Microsoft Dynamics NAV lub przykładowo, z programu Office.

Rozpoznawanie tekstu OCR

OCR (Optical Character Recognition) to zestaw narzędzi, które służą do rozpoznawania tekstu z pliku graficznego i jego przetworzenie. Celem OCR jest zazwyczaj rozpoznanie tekstu z zeskanowanego dokumentu.

Funkcja OCR w Microsoft Dynamics NAV pozwala wyodrębnić z niestrukturalnych PDF lub zeskanowanych faktur/faktur korygujących dane i przetworzyć je do danych strukturalnych, umożliwiając dalsze automatyczne przetwarzanie informacji (bez potrzeby wprowadzania danych kolejny raz) i tworzenie na ich podstawie dokumentów w systemie.

Microsoft Dynamics NAV jest obsługiwany określoną usługą OCR zewnętrznego dostawcy, ale architektura systemu pozwala na zastosowanie innej usługi lub zewnętrznego programu OCR (wymaga to dostosowania ze strony partnera). Funkcja OCR aktualnie pozwala na wyodrębnienie danych nagłówka i innych informacji z skanu czy dokumentu PDF. Dokumenty mogą być przekazywane bezpośrednio do Usługi OCR za pomocą wiadomości e-mail. Dokumenty przychodzące (Korespondencja przychodząca) mogą być wysyłane i odbierane z OCR ręcznie lub też automatycznie za pomocą kolejki zadań ustawionych w systemie.

Przepływy dokumentów przychodzących (Workflow)

Procesy przepływów pracy (Workflow) mogą być wskazane przy obsłudze dokumentów przychodzących. Dzięki temu w sposób automatyczny możliwe jest:

• Wysyłanie i odbieranie dokumentów z aplikacji OCR,
• Tworzenie tymczasowych dokumentów zakupu,
• Księgowanie tymczasowych dokumentów,
• Tworzenie zapisów płatności dla zaksięgowanych dokumentów.

Warunki i kryteria działania Workflow są indywidualnie definiowane przez użytkownika, aby w możliwie najdokładniejszy sposób odwzorować rzeczywistość biznesową i zwiększyć efektywność realizowanych działań.

INTEGRACJA Z MICROSOFT DYNAMICS CRM

Integracja pomiędzy Microsoft Dynamics NAV oraz Microsoft Dynamics CRM online pozwala na bardziej efektywny proces realizacji sprzedaży i umożliwia użytkownikom podejmowanie bardziej świadomych decyzji bez przełączania się między systemami. Efektywność jest osiągana poprzez zapewnienie ścisłej integracji między kontami i klientami. W szczególności, obecnie możliwe jest:

• Synchronizacja kartotek klientów, kontaktów i innych danych pomiędzy dwoma systemami.
• Tworzenie cenników Microsoft Dynamics NAV w systemie CRM.
• Przegląd prospektów, spraw i ofert sprzedaży Microsoft Dynamics CRM z poziomu Microsoft Dynamics NAV.
• Podgląd statystyk klientów z Microsoft Dynamics NAV w programie Microsoft Dynamics CRM.
• Nawigacja zapisów między dwoma systemami.
• Przenoszenie Zamówień Sprzedaży z CRM do Microsoft Dynamics NAV i aktualizacja informacji w programie Microsoft Dynamics CRM.

NAGRYWANIE UPRAWNIEŃ I GRUPY UPRAWNIEŃ

Poprzednie wersje systemu Dynamics NAV oferują funkcjonalność tworzenia zestawów uprawnień, które określają jakie czynności dany użytkownik o wskazanym zestawie uprawnień może wykonać, a do jakich funkcji nie ma dostępu. Dzięki temu ogranicza się prawdopodobieństwo wprowadzania błędnych danych czy modyfikacji danych istotnych dla zarządu przez osoby nie związane z danym obszarem funkcjonowania firmy.

W nowej wersji NAV 2016 oferuje dwa nowe narzędzia, które ułatwiają tworzenie i zarządzanie uprawnieniami dla użytkowników. Standardowo zestawy uprawnień tworzone są ręcznie przez administratora systemu lub osobę upoważnioną poprzez wskazanie listy obiektów i czynności (czytanie, zapis, modyfikacja, usuwanie), które można wykonać w danym obiekcie (tabela, page, raport i inne). Aby usprawnić ten proces w systemie pojawiła się funkcja nagrywania uprawnień i tworzenia zestawu uprawnień lub modyfikacji standardowego zestawu. Należy utworzyć nazwę dla nowego zestawu i przejść do okna nagrywania uprawnień. Po rozpoczęciu nagrywania należy przejść przez cały proces realizowany przez danego użytkownika w systemie np. utworzyć nową fakturę sprzedaży, utworzyć nabywcę i kontakt, dodać nowy zapas i zwolnić dokument. Na końcu zakończyć nagrywanie. System zarejestruje wszystkie obiekty, które podczas procesu były wykorzystywane i dodaje je do zestawu uprawnień. Jednak system wskazuje tylko uprawnienia do odczytu – jeśli użytkownik ma mieć możliwość usuwania czy modyfikacji danych, administrator musi wskazać takie informacje dodatkowo. Możliwa jest modyfikacja nagranych uprawnień i dogrywanie nowych do określonego zestawu. Dzięki tej funkcji tworzenie nowych zestawów uprawnień jest o wiele prostsze i mniej narażone na błędy ze strony osoby administrującej zestawy uprawnień.

Dodatkową funkcją jest możliwość tworzenia grup użytkowników, którzy posiadają identyczne uprawnienia i wskazywania do takiej grupy odpowiednich zestawów uprawnień. Grupa użytkowników przedstawia kombinację ról (uprawnień) oraz użytkowników systemu. Dzięki funkcji grup, jeśli należy zmienić uprawnienia w grupie, zmiany są automatycznie wprowadzane dla wszystkich użytkowników, którzy są jej członkami. Możliwe jest przeglądanie macierzy, która wyświetla zestawy uprawnień i grupy, w których te zestawy zostały wskazane.

DODATKOWE FUNKCJE

Azure

Microsoft Dynamics NAV 2016 współpracuje natywnie z serwerem bazy danych Azure SQL, która umożliwia przeniesienie swojego biznesu do chmury. Ta opcja oferuje skalowalność i bezpieczeństwo na każdym poziomie biznesu oraz umożliwia rozwój oprogramowania wraz z rozwojem firmy przy redukcji kosztów utrzymania i obsługi bazy. Korzyści tego rozwiązania jest wiele, a główne to zapewnione bezpieczeństwo przechowywania danych oraz dostęp do danych z każdego miejsca na świecie.

Windows

Możliwość pracy z systemem Dynamics NAV za pomocą wielu urządzeń – komputer (stacjonarnie), poprzez przeglądarkę internetową, na tablecie lub telefonie. Dynamics NAV oferuje wiele aplikacji, które umożliwiają taka pracę. Wystarczy je pobrać z Windows App Store, Google Play lub Apple App Store, aby system Dynamics NAV był na wyciągnięcie ręki, wszędzie gdzie aktualnie się znajdujesz. Dodatkowo aplikacje na telefon, tablet czy Web posiadają szereg nowych ulepszeń, które ułatwiają łatwiejszą obsługę i nawigację systemu.

Power BI

Użytkownicy system Dynamics NAV mają możliwość połączenia instancji systemu z PowerBI.com, dzięki czemu od razu otrzymują dostęp do danych przedsiębiorstwa wyświetlanych w postaci pulpitów i wykresów. Nowa funkcjonalność jest stworzona specjalnie na potrzeby małych i średnich przedsiębiorstw, managerów i kierownictwa, aby zapewniać i przedstawiać najnowsze i rzeczywiste dane o klientach, sprzedaży czy finansach. Pulpity i raporty są oparte o w pełni wyposażone modele, które umożliwiają wgląd i analizę danych w sposób jaki jest aktualnie wymagany. Automatyczne odświeżanie i aktualizacja danych zapewniają dostęp do zawsze najnowszych informacji.

Dla naszych Klientów przygotowaliśmy już polską wersję najnowszego wydania systemu Dynamics NAV. Wszystkich zainteresowanych zapraszamy do kontaktu.

A więcej informacji o funkcjonalnościach NAV znajdą Państwo w naszej ofercie: Dynamics NAV.