Kontrola numerów NIP

Numer NIP w systemach dla biznesu to bardzo ważny element, z uwagi na dwie rzeczy:

• Wymogi prawne (ustawa o VAT)
• Identyfikację wewnętrzną

Skupię się na tym drugim punkcie, gdyż z doświadczenia wiem jak dużym problemem w firmach jest brak ujednoliconego formatu numerów NIP. Pierwszy punkt znacznie przekracza ambicje tego wpisu.

Ujednolicenie formatu numerów NIP jest najprostszym sposobem automatycznego wychwytywania powtórzonych numerów NIP w kartotekach kontrahentów z uwagi na fakt, że bardzo rzadko zdarzają się sytuacje, gdy dwie różne firmy mają ten sam NIP. W momencie wprowadzania kolejnego podmiotu o tym samym numerze NIP (nabywcy, dostawcy, kontaktu) zostaniemy o tym automatycznie poinformowani:

Zadzieje się tak pod warunkiem, że:

Numery NIP są identyczne, łącznie z separatorami, a więc mają takie samo formatowanie.

To bardzo ważna uwaga, ponieważ NIP o numerze 123-45-67-890 i 123-456-78-90 oraz 1234567890 sformatowane jak tutaj, traktowane są jako różne numery NIP.

Na różnorodność formatów jest proste rozwiązanie – narzucenie jednolitego standardu formatowania numerów NIP z uwzględnieniem specyfiki danego kraju.

Formaty NIP

Dynamics NAV ma wbudowane narzędzie do kontroli formatu NIP jeszcze od starych wersji Navision. Narzędzie nosi nazwę po prostu Formaty NIP, gdzie określony format jest ściśle związany z konkretnym krajem. Każdy kraj może mieć inne formatowanie NIP.

Konfiguracja formatu jest niezwykle prosta. Wystarczy na liście krajów/regionów wybrać poszukiwany kraj (np. PL – Polska) i przez zakładkę Nawiguj przejść do Formatów NIP.

W tworzeniu szablonu numerów NIP pomocne są następujące znaki:

• # – oznacza dowolną cyfrę
• @ – oznacza dowolny znak ze zbioru liter. W zależności od języka ten zbiór jest nieco inny:
  • Globalny angielski: ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZ
  • Polski: AĄBCŹDEĘFGHIJKLŁMNŃOÓPQRSŚTUVWXYZŹŻ
• ? – oznacza dowolny inny znak
• <znak> – dowolny znak z klawiatury z wyłączeniem #,? i @. Na przykład ‘-‘ jak w poniższym przykładzie.

Powyżej widać skonfigurowane dwa formaty NIP dla Polski:

• ###-###-##-## – oznacza że akceptuje ciąg cyfr w sekwencji 3-3-2-2
• PL###-###-##-## – oznacza, że akceptuje ciąg znaków z ‘PL’ na początku i sekwencją cyfr z blokach 3-3-2-2

Jeślibyśmy chcieli mieć sam ciąg cyfr, wystarczyłoby wpisać ##########

W ewidencji numerów NIP ich format nie ma znaczenia, ważne jest natomiast, aby trzymać się ścisłe jednego szablonu – wówczas Dynamics NAV skutecznie pomoże wyszukiwać duplikaty właśnie po numerze NIP.

Wymuszanie weryfikacji po kodzie kraju

Skonfigurowanie formatów NIP dla Polski (lub innych krajów) to krok pierwszy. Drugim jest przypisanie go do podmiotu (nabywcy, dostawcy, kontaktu), co jest jeszcze prostsze. Wystarczy na kartotece uzupełnić kod kraju. Wówczas dla każdej aktualizacji NIP, Dynamics NAV sprawdzi zgodność z szablonem, a gdy powstanie niezgodność, pokaże stosowny komunikat jak widać poniżej:

Ustawianie domyślnej weryfikacji

W systemie Dynamics NAV utarło się, że dla suwerena w którym płacimy podatki nie podaje się jego kodu kraju i waluty. Milcząco uznajemy, że są dokładnie takie, jakim posługuje się suweren. Dla człowieka jest to jasne, ale maszyna musi mieć jakieś powiazanie, aby użyć właściwego formatu NIP.

Powiązanie to ustawiamy wpisując kod kraju suwerena (dla nas PL) na stronie „Dane firmy”.

Tym prostym sposobem, gdy będziemy zakładać nowego polskiego nabywcę, dostawcę lub kontrahenta, nie jest wymagane wpisanie kodu kraju – gdy będzie pusty system się go „domyśli”.

Pozdrawiam
Mirosław Malinowski

https://pl.linkedin.com/in/m2malinowski