Razem czy osobno? – o przewadze zintegrowanego rozwiązania w zarządzaniu firmą

Zintegrowany system zarządzania jest jak jeden organizm. Jego elementy odpowiadają za poszczególne działania, ale całość informacji przechowywana jest w jednym miejscu, a dane nie są dublowane. Również zarządzanie i sterowanie elementami odbywa się na poziomie centralnym

Gdybyśmy wydzielili elementy zaawansowanego systemu ERP powstałoby dużo systemów, które na rynku występują także w takiej odrębnej postaci np. system zarządzania finansami, analiz biznesowych, CRM, zarządzania produkcją, zarządzania zapasami, magazynem, serwisem, itd., a do tego mnóstwo aplikacji i narzędzi służących do integrowania systemów między sobą, wymiany danych i udostępniania ich partnerom biznesowym, użytkownikom zewnętrznym czy klientom.

Co z ergonomią pracy w tak rozproszonym środowisku? Owszem można twierdzić, że każdy z poszczególnych niezintegrowanych systemów służy do wykonywania określonych zadań, które mieszczą się w zakresie prac jednego czy dwóch działów w firmie, więc pracownik korzysta zazwyczaj z jednego systemu, pozostałymi posiłkując się od czasu do czasu. Spójrzmy na to teraz z drugiej strony. Czy jesteśmy w stanie policzyć ilość telefonów, rozmów, maili i przesyłanych danych, które wędrują pomiędzy działami firmy? Te liczby to miernik, którego różnica przed i po wdrożeniu ERP-a „bije po oczach”.

Co ze spójnością danych w systemach? Integracja na dobrym poziomie i ład organizacyjny przyniosłyby jednolite dane w systemach, jednak integrowanie wszystkich systemów i synchronizowanie danych pomiędzy nimi nie jest uzasadnione ekonomicznie, dlatego pomijane są mniej istotne informacje, a elektroniczna wymiana obejmuje jedynie dane krytyczne z punktu widzenia realizacji procesów.

Co w takim przypadku z ilością tych samych danych przechowywanych kilkukrotnie? Tego już nie wyleczymy żadnymi narzędziami. Tylko system zintegrowany z jedną bazą danych pozwoli na utrzymanie porządku i zapewni dostęp do spójnej i jednolitej informacji wszystkim pracownikom firmy w tym samym czasie. Oznacza to mniej więcej tyle, że informacja wprowadzona do systemu jeden raz będzie mogła służyć każdemu użytkownikowi systemu w dowolnym momencie, w którym będzie jej potrzebował.

Możemy sobie wyobrazić prosty proces realizacji zamówienia sprzedaży na towary, które mamy w naszym magazynie. Handlowiec na spotkaniu pozyskuje potencjalnego klienta, wprowadza jego dane wraz z krótką notatką jako kontakt w systemie CRM. Po powrocie do biura w innym narzędziu wykonuje kalkulację i przygotowuje ofertę, którą następnie wysyła mailem. Po otrzymaniu akceptacji oferty wprowadza dane kontrahenta oraz zamówienie do systemu zarządzania sprzedażą. Zamówienie jest przekazywane do magazynu, aby przygotowano towary do wysyłki. Magazynier wprowadza zamówienie do systemu zarządzania magazynem i pobiera zapasy do wydania. Ktoś inny zatwierdza zamówienie, wystawia fakturę, która potem trafia do wysyłki z towarem, a w drugim egzemplarzu do księgowości, gdzie jest wprowadzana jeszcze raz – łącznie z danymi kontrahenta do systemu finansowo-księgowego. Wysyłka zlecana kurierowi wymaga najczęściej zalogowania się do systemu przewoźnika i ponowne wprowadzenie danych.

Jak zintegrowany system może zautomatyzować taki proces? Handlowiec wprowadza kontakt do modułu CRM, z kontaktu automatycznie tworzy nabywcę uzupełniając potrzebne dane handlowe – tych danych już nikt więcej nie będzie wprowadzał. W systemie ERP tworzy ofertę, wykonuje kalkulację bezpośrednio z jej poziomu, ofertę przekształca w zamówienie, a z niego generuje wydanie i fakturę. Dzięki integracji z pocztą elektroniczną maile z fakturami, ofertami, itp. mogą być wysyłane bezpośrednio z systemu. Dzięki modułowi dystrybucji można zarządzać zleceniami wysyłek, konsolidować je i z poziomu systemu zamawiać kurierów i zarządzać przewoźnikami, bez konieczności dodatkowego logowania i wprowadzania danych. Czas, jaki jest potrzebny na wykonanie tych wszystkich czynności w systemie zintegrowanym to kilka minut – tak, technicznie jest to wykonalne w kilka minut. Dzięki zastosowaniu nowoczesnego systemu, takiego jak PrintVis, oraz optymalizacji procesów zostaną one zautomatyzowane i uproszczone, a to przyniesie wymierne zmiany w organizacji i wpłynie bezpośrednio na produktywność pracowników.

Jakie znaczenie ma PrintVis dla menedżerów? Możliwości analityczne pozwalają uczynić ten system fundamentem dla inteligencji biznesowej i zaawansowanego raportowania

Dlaczego padła nazwa PrintVis? PrintVis jest zintegrowanym systemem zarządzania dedykowanym dla branży poligraficznej. PrintVis to siła nowoczesnej technologii osadzona na systemie Microsoft Dynamics NAV – światowym liderze rozwiązań do zarządzania przedsiębiorstwem i relacjami z klientami. Zaletami, które przynoszą nieoczekiwanie pozytywne efekty już od samego początku są: interfejs znany z Microsoft Office oraz poziom integracji z pakietem biurowym Microsoft i Office 365, integracja i wymiana danych (EDI) z różnorodnym zewnętrznym oprogramowaniem kontrahentów, integracja z urządzeniami pomiarowymi czy maszynami produkcyjnymi oraz mobilnymi narzędziami pracy (np. terminalami magazynowymi). Ergonomia i użyteczność takiego rozwiązania są widoczne niemalże w każdym elemencie pracy z systemem. PrintVis jako jedyny produkt klasy MIS/ERP posiada certyfikat zgodności z formatem JDF. Jest zaawansowanym narzędziem do kalkulacji kosztów produkcji i potrafi uwzględniać je w kalkulowanych ofertach sprzedaży oraz rejestrować koszty rzeczywiste, dzięki czemu nigdy nie wystąpi rozbieżność kosztów pomiędzy systemem produkcyjnym, a systemem finansowo-księgowym.

PrintVis posiada całą bazę wiedzy o procesach przebiegających w przedsiębiorstwie i nie tylko, jest w stanie analizować także szanse i tworzyć prognozy sprzedaży, pozwala tworzyć plany produkcji, modyfikować je i śledzić ich postępy na wykresie Gantta. Rejestracja postępów prac dzięki użyciu terminali, skanerów kodów kreskowych, importu danych z maszyn itp. dostarcza informacji o rzeczywistym zużyciu materiałów i czasie pracy (kalkulacja poprodukcyjna). Dzięki temu każde zlecenie można analizować w oparciu o planowane i rzeczywiste koszty. Statystyki dla grup produktów czy przejrzyste informacje o zyskach staną się oczywistością i wątpliwości o opłacalności zleceń więcej się nie pojawią.

Jakie znaczenie ma PrintVis dla menedżerów? Możliwości analityczne pozwalają uczynić ten system fundamentem dla inteligencji biznesowej (moduł BI) i zaawansowanego raportowania – ponad 1500 gotowych statystyk i raportów z możliwością tworzenia własnych. Panele z najważniejszymi wskaźnikami w firmie (KPI) pozwalają na bieżąco kontrolować kondycję organizacji i reagować na zmiany bez zbędnego opóźnienia. Architektura systemu umożliwia uruchamianie aplikacji na urządzeniach mobilnych, a dzięki klientowi sieci Web także w przeglądarce internetowej bez jakiejkolwiek instalacji.

Wdrożenie PrintVisa w przedsiębiorstwie z branży poligraficznej pozwala na zwiększenie produktywności organizacji dzięki optymalizacji i lepszej kontroli procesów oraz kosztów, lepszej jakości informacji, eliminacji błędów i usprawnieniu działania operacyjnego całego przedsiębiorstwa.

Emilia Podlińska, Acrebit SA