Możliwości użytkownika „Limited User”

Użytkownik „Limited User” umożliwia szerokiej rzeszy pracowników pracę w systemie przy wprowadzaniu danych bądź raportowaniu. Co prawda ma on trzy istotne ograniczenia, ale przy odpowiedniej organizacji procesów, te ograniczenia przestają być odczuwalne. Ograniczenia są takie :

1. Brak możliwości księgowania.
2. Brak możliwości zmiany uprawnień.
3. Możliwość zapisu jedynie do trzech tabel w ramach sesji.*

Biznesowe znaczenie poszczególnych ograniczeń jest następujące:

1. Księgowość oraz kierownictwo średniego szczebla musi pracować na pełnym użytkowniku. Proces księgowania czy rejestracji dokumentów magazynowych, dokumentów produkcji czy dokumentów projektowych dokonywany przez powyższe osoby wymaga wielu zmian w różnych miejscach systemu, dlatego bez pełnej licencji nie jest to możliwe.
2. Dział IT lub kadra zarządzająca odpowiadająca za nadawanie uprawnień w NAV. Nadawanie lub zmiana uprawnień pracownikom została zastrzeżona tylko dla posiadaczy licencji pełnej.
3. Ograniczenie zapisu oznacza, że użytkownik licencji „Limited User” najlepiej jest używać:
   1. do raportowania – ponieważ nie ma ograniczeń odczytu w NAV innych niż ustawione przez administratora
   2. do rejestracji specjalizowanych zadań w systemie NAV (bez księgowania) np. przygotowywania ofert i zamówień, wprowadzania wyciągów bankowych, przygotowywania dokumentów magazynowych lub produkcyjnych, rejestracji czasu pracy, obsługi kampanii, obsługi prospektów itp.

Ograniczenia zapisów polegają na tym, że użytkownik może modyfikować dane maksymalnie w trzech tabelach. Pierwsze wrażenie jest szokujące, ale na szczęcie jest mnóstwo tabel wykluczonych z ograniczeń. Ich pełna lista jest wyspecyfikowana poniżej.

Ważny jest też aby wiedzieć, jak działa proces zlicza tabelek. W momencie zmiany w tabelce, która nie jest wykluczona (lista poniżej), inkrementowany jest wewnętrzy licznik zmodyfikowanych tabel. Jeśli osiągnie limit, każda kolejna zmiana powodować będzie błąd przekroczenia ograniczeń licencji.

Wewnętrzny licznik zmienionych tabel pamiętany jest przez czas trwania połączenia. Czyli po wylogowaniu się i ponownym zalogowaniu, jest on liczony od zera.

Jedyny wyjątek stanowią połączenia przez WebServices, które pamiętają licznik przez 5 do 15 minut po wylogowaniu się, w zależności od wersji Dynamics NAV.

Uwaga! Wraz ze zmianą wersji Dynamics NAV, lista tabel wykluczonych jest rozszerzana.

Ostatnia duża zmiana nastąpiła po premierze NAV 2015 – od tej wersji nabywcy, dostawcy, zapasy, dokumenty sprzedażowe, dokumenty zakupowe i wiele innych nie podlega ograniczeniom – jest to znaczące rozszerzenie możliwości użytkownika „Limited User”.