Drukarnia w chmurze – Zalety rozwiązań SaaS

O potrzebie posiadania systemu do zarządzania nie trzeba już nikogo przekonywać.
Często jednak firmy nie decydują się na wdrożenie takiego systemu, choć zdają sobie sprawę z korzyści, jakie zintegrowany system zarządzania wnosi do firmy

Dlaczego tak się dzieje? Otóż prócz potencjalnych korzyści z wdrożenia takiego systemu podnoszonych jest wiele argumentów przeciw. Przede wszystkim: najczęściej jest to kosztowne, związane z dużą inwestycją kapitałową – nie tylko z zakupem samego systemu, ale często również z całą infrastrukturą IT (konieczność dokupienia serwerów, modernizacji komputerów, dodatkowych licencji itp.). Ale nawet jeśli posiadamy odpowiedni budżet – to który system wybrać? I nie chodzi tylko o to, że wybierzemy nie ten „najlepszy z najlepszych”. Istnieje duże ryzyko wyboru oprogramowania niewłaściwego, czyli niedopasowanego do potrzeb firmy.

Nie mniej istotne jest też ryzyko nieudanego wdrożenia – nawet ten „idealny” dla nas system niewłaściwie wdrożony może być dużo mniej użyteczny niż zakładaliśmy albo zupełnie bezużyteczny.

Czy można w jakiś sposób uniknąć tych wszystkich zagrożeń? Lub chociaż je zminimalizować i zredukować czas potrzebny na wybór systemu, firmy wdrażającej, a jeszcze lepiej – przetestować system nie ponosząc dużych kosztów?

Wydaje się to niemal niemożliwe – ale istotne jest tu „niemal”. Rozwiązaniem tych problemów może być „chmura” (ang. cloud) i korzystanie z systemu w modelu Software as a Service (SaaS), czyli oprogramowanie jako usługa i dzierżawienie zasobów sprzętowych, a nie ich jednorazowy zakup.

Do największych zalet rozwiązań SaaS należy zaliczyć przede wszystkim bezpieczeństwo – gwarantowane umową z dostawcą oraz koszty posiadania i utrzymania aplikacji (TCO – Total Cost of Ownership). Mimo że w skali długoterminowej może się wydawać, iż zakup oprogramowania jest bardziej opłacalny, to należy pamiętać o dodatkowych kosztach posiadania rozwiązania na własność, które na pierwszy rzut oka mogą być niewidoczne:

• koszt sprzętu,
• koszt dedykowanych specjalistów w dziale IT,
• koszt utrzymania i rozbudowy infrastruktury,
• koszt utrzymania oprogramowania,
• koszt uaktualnień i wdrożeń nowych wersji oprogramowania.

Dodatkową zaletą rozwiązań SaaS jest możliwość korzystania z aplikacji w dowolnym miejscu i często (w zależności od wybranego rozwiązania) praktycznie na dowolnym urządzeniu. Wiele oddziałów w różnych miastach przestaje być problemem.

Chcemy zachować kontrolę nad firmą podczas zagranicznego wyjazdu korzystając wyłącznie z tabletu – to także jest możliwe. I to zaraz po podpisaniu umowy. Zaraz, zaraz… czy aby na pewno? A co z wdrożeniem, kluczowym przecież czynnikiem implementacji – czyli parametryzacją i konfiguracją systemu, nie wspominając już o dostosowaniu do potrzeb konkretnej firmy? Czy stajemy przed wyborem: albo kupujemy system taki jak jest („w pudełku”) z ograniczoną możliwością konfiguracji (lub jej całkowitym brakiem – system możemy tylko zapełnić danymi), albo musimy zaryzykować – wybrać, kupić system na własność, wdrożyć? Na szczęście nie.

Zaletą rozwiązań SaaS jest możliwość korzystania z aplikacji w dowolnym miejscu i często (w zależności od wybranego rozwiązania) praktycznie na dowolnym urządzeniu

Niektóre systemy jak np. PrintVis oferowane w chmurze to te same systemy, które możemy dowolnie dostosowywać do potrzeb konkretnej firmy. Oczywiście w takim przypadku istotne jest określenie zakresu implementacji systemu. PrintVis oferuje predefiniowane pakiety – a poziom wsparcia/zakresu wdrożenia systemu możemy regulować przez wykupienie odpowiednich pakietów. Od pakietu „zrób to sam” – gdzie system jest wstępnie prekonfigurowany (dotyczy to tylko części funkcjonalności) i możemy dokonywać tylko niewielkich zmian w jego ustawieniach korzystając z instrukcji i samouczków, poprzez większe pakiety zapewniające wsparcie wdrożenia kolejnych modułów, po pełne wdrożenie łącznie z integracją z innymi systemami i daleko idącymi modyfikacjami dostosowującymi system do potrzeb konkretnej firmy. W tym ostatnim przypadku zmienia się „tylko” model płacenia za licencję i zasoby IT. Takie podejście pozwala nam na zapoznanie się z systemem (ale również z kompetencjami firmy go obsługującej) za darmo lub niemal za darmo. Dzięki temu możemy wyeliminować lub poważnie ograniczyć ryzyka:

• wyboru niewłaściwego systemu,
• niepowodzenia wdrożenia.

Nie jest to jednocześnie związane z wyborem „zamkniętego” systemu – takiego, którego możliwości adaptacji są w jakikolwiek sposób ograniczone. Nasze potrzeby mogą rosnąć – a system razem z nami. Co równie istotne – system nie musi być w chmurze, może być „przeniesiony” na dowolną infrastrukturę – czyli korzystać z naszych zasobów IT. Model hybrydowy czy prywatnej chmury to również dostępne opcje. Natomiast wdrożenie w modelu „zrób to sam” możemy potraktować jako swoisty „proof of concept” wdrożenia w innym modelu. Bujanie w obłokach stało się nie tylko przyjemne. Jest również opłacalne – system stanowi niezbędne narzędzie jak laptop czy telefon (większość z nas posiada służbowe „komórki”) i w podobnym modelu jak telefon komórkowy może być udostępniany pracownikom.

Michał Przyłęcki, Acrebit